Nutzungsbedingungen (AGB)

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der Software Stempz (Web-Anwendung unter app.stempz.de sowie die mobilen Apps für iOS und Android) durch Unternehmen und deren Beschäftigte. Stempz richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB; eine Nutzung durch Verbraucher ist nicht vorgesehen.

Vertragspartner von Stempz ist die Organisation (der Arbeitgeber), die Stempz bestellt. Die Organisation richtet Nutzerkonten für ihre Beschäftigten ein oder lädt sie per E-Mail ein. Beschäftigte nutzen Stempz im Auftrag und nach Weisung ihrer Organisation. Für die Zulässigkeit der Zeiterfassung im Betrieb, insbesondere gegenüber dem Betriebsrat, ist die Organisation verantwortlich.

Stempz stellt Funktionen zur Erfassung von Arbeitszeiten (Kommen, Gehen, Pausen), zur Verwaltung von Anträgen (Urlaub, Krankmeldung, Zeitkorrektur), zur Genehmigung durch Vorgesetzte, zu Auswertungen und Exporten sowie zur Erinnerung an das Erreichen der Sollzeit bereit. Der Funktionsumfang richtet sich nach dem gebuchten Tarif. Stempz kann Funktionen weiterentwickeln, solange der Vertragszweck gewahrt bleibt.

• Zugangsdaten sind geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben.
• Zeiten sind wahrheitsgemäß zu erfassen; Korrekturen laufen über den Antragsweg und werden protokolliert.
• Die Standortfreigabe beim Stempeln ist freiwillig und dient nur der Zuordnung des Arbeitsorts; es findet keine Ortung im Hintergrund statt.
• Die Apps dürfen nicht missbräuchlich genutzt, verändert oder in ihrer Funktion beeinträchtigt werden.

Stempz wird mit einer angestrebten Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel betrieben. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Arbeitszeiten durchgeführt und vorher angekündigt.

Stempz verarbeitet personenbezogene Daten der Beschäftigten im Auftrag der Organisation (Art. 28 DSGVO). Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, der Bestandteil dieser Nutzungsbedingungen ist und mit ihrer Annahme geschlossen wird. Einzelheiten zur Verarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung. Beschäftigte können ihr Konto jederzeit selbst löschen; gesetzlich aufzubewahrende Arbeitszeitaufzeichnungen bleiben ohne Namen, E-Mail-Adresse, Kommentare und Standorte (pseudonymisiert) erhalten.

(1) Nach der Registrierung kann die Organisation Stempz 14 Tage kostenlos testen. Die Testphase endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Danach ist Stempz nur mit gebuchten Lizenzen nutzbar; die erfassten Daten bleiben erhalten.

(2) Stempz wird je Lizenz abgerechnet; jedes aktive Nutzerkonto der Organisation belegt eine Lizenz. Es gelten die bei der Buchung angezeigten Preise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Das Entgelt ist monatlich im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum fällig, der am Tag der Buchung beginnt, und wird über den Zahlungsdienstleister Stripe eingezogen. Wird während der Testphase gebucht, beginnt der erste Abrechnungszeitraum mit dem Ende der Testphase, sofern dann noch mindestens zwei Tage der Testphase verbleiben; andernfalls mit der Buchung.

(3) Inhaber und Administratoren können die Zahl der Lizenzen in Stempz ändern, höchstens einmal innerhalb von 24 Stunden. Eine Erhöhung gilt sofort; sie wird für den Rest des laufenden Abrechnungszeitraums anteilig berechnet und sofort eingezogen. Eine Verringerung gilt ebenfalls sofort und wird ab dem nächsten Abrechnungszeitraum berechnet; für den laufenden Abrechnungszeitraum erfolgt keine anteilige Erstattung. Die Zahl der Lizenzen kann nicht unter die Zahl der aktiven Nutzerkonten gesenkt werden.

(4) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und verlängert sich jeweils um einen Abrechnungszeitraum. Die Organisation kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, über das Kundenportal in Stempz (Einstellungen → Billing & Lizenzen) oder in Textform an kontakt@stempz.de. Stempz kann mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

(5) Schlägt eine Zahlung fehl, wird die Organisation informiert. Nach einer Kulanzfrist von drei Tagen kann Stempz die Nutzung bis zum Zahlungseingang auf Inhaber und Administratoren beschränken; die erfassten Daten bleiben erhalten.

(6) Nach Vertragsende bleiben die Daten der Organisation gesperrt gespeichert, damit die Nutzung durch erneute Buchung fortgesetzt werden kann. Die Organisation kann sie jederzeit selbst löschen (Ziffer 8) oder die Löschung in Textform verlangen; Stempz löscht sie dann innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(1) Inhaber der Organisation (Rolle „Inhaber“) können die Organisation mit allen Daten selbst in Stempz löschen. Die Organisation stellt sicher, dass nur Personen die Rolle „Inhaber“ erhalten, die zur Vertretung der Organisation oder zu dieser Entscheidung befugt sind. Die Löschung durch einen Inhaber gilt als Erklärung der Organisation und als Weisung im Sinne von Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO (§ 9 Abs. 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags).

(2) Die Löschung setzt voraus, dass sich der Inhaber mit einer Authenticator-App und mit einem an seine hinterlegte E-Mail-Adresse gesendeten Code bestätigt und die Löschung nach Hinweis auf ihre Folgen ausdrücklich bestätigt. Die Authenticator-App muss seit mindestens 24 Stunden eingerichtet sein. Die Organisation ist dafür verantwortlich, Zugangsdaten, Authenticator-App und E-Mail-Postfach ihrer Inhaber vor dem Zugriff Dritter zu schützen.

(3) Mit der Bestätigung wird die Organisation für alle Nutzer gesperrt, und alle Inhaber und Administratoren werden per E-Mail informiert. Innerhalb von sieben Tagen (Karenzzeit) kann jeder Inhaber die Löschung in Stempz abbrechen. Nach Ablauf der Karenzzeit löscht Stempz die Organisation mit allen Nutzerplätzen, Zeitbuchungen, Anträgen, Auswertungen, Einstellungen und Dateien endgültig. Nutzerkonten, die keiner anderen Organisation angehören, werden ebenfalls gelöscht. Eine Wiederherstellung ist danach nicht möglich. Daten in Datensicherungen werden im regulären Sicherungszyklus spätestens nach 30 Tagen überschrieben und nicht mehr für die Organisation wiederhergestellt.

(4) Abweichend von Ziffer 7 Abs. 6 bewahrt Stempz die Daten nach einer von der Organisation veranlassten Löschung nicht weiter auf. Die Organisation ist selbst dafür verantwortlich, gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen (insbesondere nach § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG, § 257 HGB und § 147 AO) vor Ablauf der Karenzzeit zu exportieren.

(5) Mit dem Vollzug der Löschung endet der Vertrag, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Das Abonnement endet zu diesem Zeitpunkt. Bereits gezahlte Entgelte für den laufenden Abrechnungszeitraum werden nicht anteilig erstattet.

(6) Stempz dokumentiert die Löschung (Zeitpunkte der einzelnen Schritte, handelnder Inhaber, IP-Adresse, bestätigte Hinweise) und bewahrt diesen Nachweis über das Vertragsende hinaus zur Abwehr von Ansprüchen auf.

(7) Stempz haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass eine Organisation auf ihre Veranlassung oder durch eine Person mit ihren Zugangsdaten und Bestätigungsfaktoren gelöscht wird, insbesondere nicht für Datenverlust oder die Verletzung von Aufbewahrungspflichten. Die Haftung nach Ziffer 9 für Schäden, die Stempz zu vertreten hat, bleibt unberührt.

Stempz haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Stempz nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. Für die inhaltliche Richtigkeit der erfassten Zeiten und die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben ist die Organisation verantwortlich.

Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand für Streitigkeiten mit Kaufleuten ist der Sitz des Anbieters. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Änderungen dieser Bedingungen werden der Organisation mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten mitgeteilt.